Tipps zur Planung eines ergonomischen Büroraums

Roter Bleistift auf Architektenplan

Oft suchen Unternehmen zunächst nach einem „Büro“, nach den „Quadratmetern“ oder dem „Standort“ und verschieben die Planung der ergonomischen Büroraums sowie die Bestellung der Büromöbel (dazu später mehr :)) ganz an das Ende der „Geschichte“.

Der Stress beginnt, sobald der neue Standort feststeht und alle begeistert sind: Tolle Aussicht, Parkplatz für Mitarbeiter, gute Restaurants in der Nähe – aber Moment … passen wir überhaupt in die Fläche, und was ist mit Möbeln und all den anderen Dingen?

Fünf Personen im Büro

Hier beginnt die Herausforderung - ergonomischen Büroraums 😰

Niemand möchte die Verantwortung übernehmen, doch jemand muss den Umzug ins neue Büro organisieren. In den meisten Fällen fällt diese Aufgabe dem Office Manager zu – einer Person, die weder viel mit Büromöbeln, noch mit Architektur oder den entscheidenden Schritten für eine effiziente Planung zu tun hat.

Stellen wir uns vor, Sie sind ein kleines Unternehmen mit 15 Mitarbeitern und haben ein großartiges neues Büro mit durchschnittlich 10 m² pro Mitarbeiter (insgesamt 150 m²) gefunden. Aber wie werden Sie dort tatsächlich „leben“ und arbeiten? Das weiß keiner :)

Hier kommt eine klare Aufgabe für einen Office Administrator: Organisiere unseren Einzug. „In einem Monat müssen wir im neuen Büro sein“, sagt der CEO. Der erste Gedanke der verantwortlichen Person: „Google.com“. Und ja, das ist ein richtiger Gedanke – man findet dort alles … oder vielleicht auch nicht.

Wir bei Standesk haben Erfahrung darin, genau diesen „verantwortlichen Personen“ oder „Office Administratoren“ zu helfen, die nach einer schnellen Problemlösung suchen. Was sollten Sie tun:

• Fragen Sie Google.com nach Architekturbüros oder Innenarchitekten in der Nähe – sie sind meist die Schlüsselpersonen, die Ihnen viele Kopfschmerzen rund um das neue Büro abnehmen können. Sie kennen sich mit Planung, Bau, Handwerkern, Möbeln oder Schreinern aus und haben oft alle nötigen Kontakte, um den technischen Teil zu organisieren.

• Fragen Sie Google.com nach Umzugs- oder Relocation-Services, die einfach Kartons von Punkt „A“ nach Punkt „B“ bringen können. Glauben Sie uns, es wird eine Menge Dinge zu transportieren geben 😵‍💫.

• Schließen Sie niemals sofort Verträge mit der ersten Firma, die Sie kontaktieren! Vergleichen Sie Angebote und Preise – es gibt immer jemanden mit einem besseren Preis oder Service.

• Da Sie wenig Vorbereitungszeit haben, suchen Sie nach einer Person oder einem Unternehmen, das mehrere Dienstleistungen anbieten kann: Umzugshelfer, Möbelzulieferer, Montageteam, Träger, Schreiner usw.

• Wir bei Standesk hatten zum Beispiel schon den Fall, parallel mit der Installation von Bürotischen auch Teller, Gabeln und Messer zu liefern 😁. Kein Problem für uns – seien Sie einfach darauf vorbereitet, dass Sie viele Aufgaben parallel bewältigen müssen.

• Rechnen Sie mit Verzögerungen – davon wird es viele geben. Bauunternehmen sind meist zu spät, Möbelhersteller sind zu spät, eigentlich alle sind zu spät. Das ist normal – planen Sie daher in Ihrem Zeitplan mindestens eine zusätzliche Woche als Puffer ein.

Mann sitzt an Tisch mit Papierstapeln

Abschließend lässt sich sagen: Jedes Projekt ist eine Herausforderung – egal ob es sich um den Austausch einer Glühbirne im Kleiderschrank handelt oder um den Umzug eines 1000-Mann-Hauptsitzes in ein neues Gebäude. Im zweiten Fall wird es natürlich viele Glühbirnen zu wechseln geben :) Wählen Sie immer den einfachsten Weg zur Lösung, nehmen Sie sich die Probleme nicht zu sehr zu Herzen, seien Sie auf Verzögerungen vorbereitet und suchen Sie den richtigen „Partner“ oder das passende Unternehmen, das Sie bei dieser schwierigen Aufgabe als „verantwortliche Person“ unterstützt 😶‍🌫️.

Wir verfügen über viel Wissen und Erfahrung, die wir gerne teilen – kontaktieren Sie uns, wenn Sie in Schwierigkeiten stecken, wir versuchen zu helfen!